PRAKTYKI ERASMUS+ – PRZYJAZD NA UW

Biuro Karier UW (BK UW)koordynuje stronę formalną odbywania praktyk w ramach Erasmusa w jednostkach Uniwersytetu Warszawskiego.
Pracownicy zamierzający przyjąć studentów prosimy o kontakt w celu omówienia szczegółów biurokarier@adm.uw.edu.pl  lub tel. (22 55 20 585 – środa i piątek). Zwracamy uwagę, że UW występuje tu w roli pracodawcy i mając to na uwadze tak należy formułować program praktyki.

Realizacja praktyk na Uniwersytecie Warszawskim w ramach programu Erasmus  – wersja dla jednostki UW

1. Wyrażenie zgody na realizację praktyki Erasmus+
Jednostka UW rozpatruje dokumenty aplikacyjne np. CV, list motywacyjny, wykaz ocen i prośbę o przyjęcie na praktykę oraz wyznacza opiekuna Praktykantki/Praktykanta. Po wyrażeniu zgody na realizację praktyki, Opiekun/Mentor ustala z praktykantką/praktykantem i uczelnią wysyłającą: termin realizacji praktyki, jej zakres oraz zobowiązania jednostki przyjmującej UW oraz uczelni wysyłającej.

2. Confirmation Letter/Letter of Acceptance
Po wyrażeniu zgody przez jednostkę UW w której planowane jest odbycie praktyki – jednostka przyjmująca UW wystawia „Confirmation Letter/Letter of Acceptance”. Na dokumencie podpisuje się Opiekun/Mentor oraz osoba kierująca jednostką UW. Dokument powinien zostać przekazany praktykantce/praktykantowi oraz jednostce wysyłającej. Scan dokumentu należy przesłać do Biura Karier UW.

3. Uzupełnianie umowy Learning Agreement for Traineeships (LAT)
Praktykantka/Praktykant we współpracy z Uczelnią wysyłającą oraz jednostką przyjmującą UW uzupełniają umowę na realizację praktyki Erasmus+ „Learning Agreement for Traineeships (LAT)” – w części „Before the Mobility”, ze wskazaniem osób upoważnionych do podpisu umowy. Scan dokumentu należy przesłać do Biura Karier UW.

Wzór umowy Praktykantka/Praktykant pobiera z Uczelni wysyłającej.

4. Ubezpieczenie praktykanta na czas realizacji praktyki
W ramach realizacji praktyk Erasmus+ Praktykantka/Praktykant powinna/powinien być ubezpieczona/ubezpieczony na czas podróży i realizacji praktyki w zakresie: kosztów leczenia, NNW i OC. W sytuacji, w której uczelnia wysyłająca lub jednostka przyjmująca UW nie zapewnia takiego ubezpieczenia, praktykantka/praktykant jest zobowiązana/zobowiązany do ubezpieczenia się samodzielnie i dostarczenia Opiekunowi/Mentorowi kopii polisy ubezpieczeniowej lub oświadczenia, że na czas realizacji praktyki będzie posiadała/posiadał stosowne ubezpieczenie.

W przypadku dołączenia do umowy oświadczenia, praktykantka/praktykant jest zobowiązany do dostarczenia do Biura Karier UW kopii ubezpieczenia zdrowotnego, NNW i OC najpóźniej w dniu rozpoczęcia praktyki. Dokument powinien być dostarczony w języku polskim lub angielskim.

5. Dostarczenie dokumentów do Biura Karier UW oraz weryfikacja formalna
Opiekun/Mentor w porozumieniu z Koordynatorem Mobilności w jednostce przyjmującej UW dostarcza do Biura Karier UW następujące dokumenty:

a. Confirmation Letter/Letter of Acceptance – potwierdzenie gotowości przyjęcia na praktykę podpisane przez Opiekuna/Mentora i Dziekana/Kierownika/Dyrektora jednostki UW,
b. Learning Agreement wypełniony w części „Before the Mobility” – nie wymagane są podpisy, tylko wskazanie kto podpisuje ten dokument,
c. Do Biura Karier UW należy dostarczyć ubezpieczenie zdrowotne, NNW, OC lub Oświadczenie Praktykantki/Praktykanta, że objęta/objęty jest ubezpieczeniem,
Ad. c) W przypadku złożenia Oświadczenia o ubezpieczeniu Praktykantki/Praktykant dostarcza kopię polisy ubezpieczeniowej najpóźniej w dniu rozpoczęcia praktyki.
Biuro Karier UW weryfikuje kompletność dokumentacji oraz dane osób upoważnionych do podpisu dokumentacji:
a. Opiekuna/Mentora w jednostce przyjmującej UW
b. Koordynatora ds. mobilności w jednostce przyjmującej UW
c. Dziekana/Kierownika/Dyrektora w jednostce przyjmującej UW (czy osoba posiada stosowne upoważnienie Rektora Uniwersytetu Warszawskiego).

6. Podpisywanie umowy Learning Agreement for Traineeships
Po weryfikacji kompletu dokumentacji i danych osób ją podpisujących, Biuro Karier UW kontaktuje się z Opiekunem/Mentorem celem możliwości podpisania umowy LAT.

Zaleca się następującą kolejność podpisywania umowy:
1. Reprezentanci po stronie uczelni wysyłającej
2. Praktykantka/Praktykant
3. Opiekun/Mentor w jednostce przyjmującej UW
4. Koordynator ds. mobilności i/lub Dziekan/Kierownik/Dyrektor w jednostce przyjmującej UW – zależności od posiadanego pełnomocnictwa
Po podpisaniu umowy po stronie uczelni wysyłającej, jednostki przyjmującej UW, Opiekun/Mentor praktykanta przekazuje kopię podpisanej umowy do Biura Karier UW.
7. Szkolenie BHP i instruktaż stanowiskowy
Po podpisaniu umowy, praktykant zobowiązany jest do odbycia szkolenia BHP i instruktażu stanowiskowego:

a. Szkolenie BHP przeprowadza Biuro Karier UW, po umówionym i potwierdzonym terminie szkolenia, (praktykantka/praktykant otrzymuje instrukcje BHP w języku angielskim w formie papierowej).
b. Instruktarz stanowiskowy przeprowadza jednostka przyjmująca pierwszego dnia realizacji praktyki na Uniwersytecie Warszawskim. Opiekun/Mentor dostarcza kopię dokumentu potwierdzającego odbycie instruktażu stanowiskowego przez praktykantkę/praktykanta do Biura Karier UW.

8. Potwierdzenie odbycia praktyki
Ostatniego dnia praktyki jednostka przyjmująca wypełnia „Learning Agreement Student Mobility for Traineeship”s – część “After the Mobility” – Traineeship Certificate. Dokument podpisują: opiekun praktyki i koordynator ds. mobilności odpowiedzialny za praktyki w Jednostce przyjmującej UW.
Jednostka przyjmująca wydaje oryginał dokumentu praktykantce/praktykantowi, zaś skan certyfikatu przesyła do BKUW. BKUW przesyła skan dokumentu do wiadomości Biura Współpracy z Zagranicą UW.

9. Dokumentacja zrealizowanych praktyk
Kompletna dokumentacja zrealizowanych praktyk znajduje się w Biurze Karier UW.

– Confirmation Letter/Letter of Acceptance
– Learning Agreement for Traineeships (LAT)
– ubezpieczenie zdrowotne, OC, NNW
– oryginał „Karty szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy”